بسیاری از شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ برای همایش‌ها و سمنیارهای خود، به خصوص در مراسم‌هایی که مهمان‌های ویژه‌تری در آن وجود دارد دنبال مجموعه‌هایی هستند که تشریفات و برنامه‌ریزی و اجرای همایش را به آنها بسپارند و خیال خود را از بابت عالی بودن آن همایش یا سمینار راحت کنند.
مراحل برگزاری سمینار و همایش توسط تشریفات ملل چیست؟
در تشریفات ملل ما متعهد به برگزاری بهترین مراسم برای شما هستیم و برای این کار ابتدا باید بدانید که وظایف معمول یک مجموعه تشریفاتی در برگزاری مراسم‌های اینچنینی چیست.
در کل مسئولیت‌های یک شرکت برای برگزاری سمینار و همایش شامل تمام بخش‌های خدماتی – نظارتی و دیگر مسائل برای برگزاری مراسم می‌باشد که به مهمترین آن ها اشاره می‌کنیم:
- انتخاب یک سالن مجهز و با ظرفیتی مناسب برای برگزاری مراسم
- ارائه خدمات الکترونیکی
- طراحی و تهیه کارت های سینه برای مهمانان
- تهیه نرم افزار و پوستر های الکترونیکی
- ارائه خدمات اداری
- تهیه سیستم های گرمایش و سرمایش
- تجهیز کردن سالن و بررسی تمام دستگاه های صوتی و تصویری
- گل آرایی مراسم و تزئین
- زمان بندی مناسب برای تمامی قسمت های برگزاری مراسم مانند زمان ورود و خروج مهمانان و …
- بررسی نظافت سالن قبل برگزاری مراسم
- ایجاد جایگاهی مناسب برای مقامات بلند پایه مانند جایگاه (vip)
- پذیرایی مناسب در شان مهمانان
- کنترل و نظارت کامل بر مراسم
- نصب بنر خوش آمد گویی در جلوی درب ورودی و یا استفاده از پرسنل برای خوش آمد گویی به مهمانان
- بدرقه مناسب از مهمانان
- انتخاب مجری مناسب و کار بلد برای اجرا کردن سمینار ها
- شماره گذاری صندلی ها و یا درج نام مهمانان بر روی صندلی
- برقراری بخشی از امنیت جلسه ( مانند برقراری امنیت در جلسه هایی که مقامات بلند پایه در آن حظور دارند)
- استفاده از بنر های مناسبتی در سالن همایش
- برقراری نظم در طول مراسم
تشریفات ملل بعد از عقد قرارداد مسئولیت انجام تمامی موارد زیر را بر عهده می‌گیرد و متعهد می‌شود که تمام این موارد را به نحو احسن انجام دهد.
در زمان انتخاب تشریفات برای همایش به چه نکاتی توجه کنیم؟
اگر بین تعداد زیادی از شرکت‌هایی که خدمات تشریفات و برگزای مراسم‌هایی مانند سمینار و همایش‌های حضوری را بزگزار می‌کنند در حال تصمیم‌گیری برای کار کردن با بعضی از آنها هستید، بهتر است به یکسری نکات توجه کنید که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت:
توجه به مجوزهای برگزاری مراسم و همایش
امروزه شرکت‌های زیادی جهت برگزاری همایش ها و سمینار ها مشغول فعالیت هستند و هر کدام از این شرکت ها با نام های تجاری مختلف ارائه دهنده خدمات گوناگونی هستند.
در بین تمامی این شرکت های خدمات مجلاس و تشریفات به جرعت می‌توان گفت فقط تعداد کمی از آنها تمامی مجوزهای لازم برای فعالیت و برگزاری همایش و سمینار را دارند و حتی بعضی دیگر شرکت ها تمامی مجوز های لازم را ندارند به همین دلیل زمانی که قصد برگزاری همایش و یا سمیناری را داریم باید بهترین شرکت‌هایی را انتخاب کنیم که تمام مجوزهای لازم و معتبر را برای برگزاری مراسم و ارائه خدمات دارند.
مسئولیت پذیری در قبال وظایف برگزاری سمینار
اما زمانی که ما یک شرکت دارای مجوز حرفه ایی را برای برگزاری همایش و سمینار انتخاب می‌کنیم این شرکت در قبال تمامی بخش‌های برگزاری مراسم مسئول و موظف است کار خود را به نحو احسن به انجام برساند.
این مواردی که گفته شد مهمترین مسئولیت‌ها و خدماتی می‌باشد که هر شرکت حرفه‌ای در زمینه برگزاری کنگره و سمینار‌ها موظف به اجرای آنها می‌باشد تا مراسمی منظم و بدون هیچ گونه اتفاقی شکل گیرد.
چک کردن رزومه ومجوزهای شرکت در زمینه تشریفات
اما زمانی که می‌خواهید یک شرکت را برای برگزاری مراسم عقد و دیگر مجالس مانند کنگره انتخاب کنید قبل از آن حتما رزومه شرکت مورد نظر و تمام مجوز های لازم آن شرکت را بررسی کنید.
اما مهم ترین مجوز هایی که هر شرکت حرفه ایی جهت برگزاری سمینار و همایش ها باید داشته باشد عبارتند از:
- شماره ثبت
- کد اقتصادی
- جواز لازم برای برگزاری مراسمات
- دریافت مجوز از وزارت کشور
- دریافت مجوز از مدیریت و سرمایه انسانی
- دریافت مجوز از وزارت علوم
- دریافت مجوز از وزارت اطلاعات
- دریافت مجوز از وزارت ارشاد اسلامی
این مواردی که گفته شد نیز از مهمترین مجوزهای حرفه ایی و ضروری می‌باشد که هر کدام از شرکت‌هایی که در زمینه برگزاری مراسمات و همایش ها فعالت می کنند باید آن را کسب کنند.
در نهایت
انتخاب درست یک مجموعه برای سپردن تشریفات مراسم‌هایی مثل همایش و سمینار اهمیت بالایی دارد و باید در انتخاب آنها توجه کنید. تشریفات ملل با سالها سابقه در امر تشریفات از عروسی گرفته تا تولد و … می‌تواند در این امر هم به شما کمک کند.
